e-Learning für Reisekostenabrechnungen: Mit Storytelling zum gewünschten Lerneffekt

Wer eine Geschäftsreise tut, hat (meistens zumindest) viel zu erzählen – und auch einiges zu beachten. Neben all den Meetings und Projekten dürfen Geschäftsreisende nämlich nicht vergessen, relevante Ausgaben zu dokumentieren und Belege zu sammeln. Die gute Nachricht: Für das Erfassen und Verbuchen von Reisekosten stehen mittlerweile verschiedene Software-Lösungen zur Verfügung. Die nicht so gute Nachricht: Weil eine Geschäftsreise in vielen Fällen eher die Ausnahme als die Regel im Arbeitsalltag bildet, sind Angestellte mit diesen Softwares nicht wirklich vertraut. Fehler schleichen sich ein und bescheren der Buchhaltung Kopfzerbrechen. Wir von skillbest haben eine Lösung für dieses Problem entwickelt: ein maßgeschneidertes e-Learning für Reisekostenabrechnungen. Durch Storytelling und die gezielte Ansprache von e-Learning Motivationsfaktoren lernen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Prozess und die entsprechenden Tools für ihre Reisekostenabrechnung kennen – und vor allem können.

Ausgangssituation Digitalisierung

Das Problem

Im Arbeitsalltag haben Angestellte mit unzähligen Tools zu tun. Es gibt eine Software für die Arbeitszeiterfassung, ein Programm für das Projektmanagement und dann noch eine App für die Kommunikation. Die meisten Tools beherrschen sie nach wenigen Wochen bereits blind. Dann gibt es aber auch solche, die nicht regelmäßig benötigt werden. Dazu zählt beispielsweise die Software für Reisekostenabrechnungen. Wird diese dann doch einmal gebraucht, schleichen sich leicht Fehler ein. Zwar gibt es auch hierfür Einschulungen und Softwaresimulationen, diese bestehen meist aber aus plumpen Videos oder Klick-Marathons. Es fehlt an anschaulichen Praxisbeispielen und einer mitreißenden Geschichte. Der Lerneffekt ist dementsprechend gering.

skillpractice

Die Lösung

Wir haben dieses Problem zum Anlass genommen und in gewohnter skillbest-Manier eine Lösung entwickelt: ein treffsicher e-Learning für Reisekostenabrechnungen. Unser e-Learning für Reisekostenabrechnungen schickt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf eine virtuelle Geschäftsreise. Sie werden Teil einer Geschichte mit unterschiedlichen Handlungssträngen und erleben realitätsnahe Situationen – von der Taxifahrt zum Flughafen bis hin zum Geschäftsessen. Sie lernen spielerisch, Kosten richtig zu erfassen und Belege zu sammeln. Wie im realen Leben wechseln sie zwischen Smartphone und Laptop. In nur einem Training lernen sie so verschiedene Tools kennen. Durch Storytelling und die gezielte Ansprache von Motivationsfaktoren stellt sich rasch ein Lerneffekt ein. Außerdem können Angestellte dauerhaft auf das e-Learning für Reisekostenabrechnungen zugreifen und jederzeit Antworten auf ihre Fragen finden.

Einsatzgebiete

Tool- und Software-Schulungen
Onboarding-Prozesse
Individuelle Wissensauffrischung

Vorteile

Optimiert Prozesse
Spart wertvolle Ressourcen
Schafft realitätsnahe Situationen
Ermöglicht praxisorientiertes Lernen
Hilft, lästige Fehler zu vermeiden

Richtiges Verhalten

Taxi, Taxi

… oder doch lieber mit Uber? Ganz egal, wie sich Geschäftsreisende entscheiden: In jedem Fall müssen Kosten dokumentiert und Belege gesammelt werden. In unserem e-Learning für Reisekostenabrechnungen lernen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spielerisch, worauf es in solchen (Stress-)Situationen ankommt, damit die Abrechnung am Ende stimmt.

Software Simulation Smartphone

Rechnungen hinzufügen

Vielfach können Reisekostenabrechnungen heute schon via Smartphone erledigt werden. Wir simulieren eine Situation, wie sie auf jeder Geschäftsreise vorkommen könnte – Aushändigen der Rechnung, Foto mit dem Smartphone, korrekter Upload in der entsprechenden Anwendung – und lassen die Lernenden selbst die notwendigen Schritte durchführen.

Realitätsnahe Situationen

Geschäftsessen protokollieren

Wie genau muss ein Geschäftsessen erfasst werden? Welche Richtlinien müssen beachtet werden? Was darf auf die Rechnung und was nicht? Mit unserem e-Learning für Reisekostenabrechnungen trainieren Angestellte, die richtigen Antworten auf Fragen wie diese zu finden. So ist sichergestellt, dass beim tatsächlichen Geschäftsessen mit dem Projektpartner der Fokus ganz auf dem Gespräch – und nicht auf der lästigen Spesenabrechnung – liegt.

Eine Software-Schulung muss nun einmal langweilig und trocken sein? Von wegen! Unsere virtuelle Geschäftsreise ist nicht nur realitätsnah und spannend, sondern sorgt dafür, dass der gewünschte Lerneffekt um ein Vielfaches höher ist.

Geschäftsführer Gustav Philipp Vogl über das e-Learning für Reisekostenabrechnungen

Wie ist es zu der Idee gekommen, ein e-Learning für Reisekostenabrechnungen zu entwickeln?

Wir alle kennen langweilige Software-Schulungen, wo man minutenlang probiert, dem Mauszeiger zu folgen. Man versucht, sich die Schritte zu merken, aber entweder geht es zu schnell oder so langsam, dass man die Geduld verliert. Der Praxisbezug fehlt. Lerneffekt? Fehlanzeige. Monate später soll man die App oder das Programm dann plötzlich richtig bedienen. Die Folgen: Unsicherheiten und vor allem lästige Fehler, die nicht sein müssten. Deshalb haben wir uns gedacht: Warum nicht den Ablauf so simulieren, wie er wirklich ist, und mit einer spannenden Story verknüpfen?

Sie sagen, der Lerneffekt sei bei Ihrer Variante um ein Vielfaches höher. Warum?

Es gibt ja das Sprichwort: „Sag es mir und ich werde vergessen, erkläre es mir und ich werde mich erinnern, lass es mich selber tun und ich werde verstehen!“ Genau das machen wir mit unserem e-Learning für Reisekostenabrechnungen möglich. Die Lernenden müssen die richtigen Entscheidungen treffen und die Aufgaben selbst ausführen. Sie sind nicht bloß passive Beobachterinnen und Beobachter, sondern werden Teil einer realitätsnahen Geschichte. Und die Forschung zeigt ganz klar: Gute Geschichten und selbstbestimmtes Lernen, wie wir es in unserem e-Learning für Reisekostenabrechnungen möglich machen, haben deutliche positive Auswirkungen auf den Lerneffekt.

Ist aber nicht auch die Umsetzung um ein Vielfaches teurer?

Die Frage ist leicht zu beantworten: Nein – wenn man die Investition langfristig betrachtet. Durch den gesteigerten Lerneffekt merken sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Prozesse besser und müssen weniger oft nachschlagen oder nachfragen. Außerdem passieren weniger Fehler in der Abrechnung, auch das spart zeitliche und personelle Ressourcen. Natürlich ist die Storyboard-Planung aufwändiger als bei 08/15–Schulungen, aber dieser Aufwand zahlt sich aus. Und: Updates und Änderungen lassen sich in unserer e-Learning Lösung viel leichter einpflegen als in herkömmlichen Video-Simulationen.