Authentisches e-Learning gegen gefälschte E-Mails

Unser Best Practice für ein Phishing e-Learning zeigt, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen effektiv für den Umgang mit gefälschten E-Mails sensibilisieren können. Statt auf standardisierte Schulungen zu setzen, wird ein didaktischer Ansatz vorgestellt, der Theorie und Praxis optimal verbindet. Zunächst werden die Grundlagen von Phishing erläutert: typische Merkmale von Phishing-E-Mails, Tricks bei Links und URLs sowie die wichtigsten Warnsignale, auf die man achten sollte. Anschließend folgt eine interaktive Challenge, in der Lernende mehrere authentisch gestaltete E-Mails prüfen müssen – angepasst an das jeweilige Unternehmensumfeld. Dabei gilt es, nicht nur zu entscheiden, ob es sich um eine Phishing-Mail handelt, sondern auch die konkreten Anhaltspunkte zu markieren, die den Betrug entlarven. Auf diese Weise entsteht ein praxisnahes und individuelles Phishing Awareness Training, das zeigt, wie ein e-Learning im Unternehmen aufgebaut werden kann, um Mitarbeiterschutz und Cybersicherheit nachhaltig zu stärken.

Besonders zielführend wird das Phishing e-Learning, wenn es gezielt im Moment des Bedarfs eingesetzt wird: etwa dann, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter tatsächlich auf eine Phishing E-Mail hereingefallen ist. Über das Lernmanagementsystem kann automatisch das passende Training zugewiesen werden – so entsteht individuelles Lernen dort, wo es notwendig ist, statt nach dem Prinzip der Gießkanne.

Phishing bleibt das Einfallstor in Großunternehmen

Das Problem

Gerade in Großbetrieben mit tausenden Mitarbeiter:innen ist die Gefahr durch Phishing-Angriffe besonders hoch. Cyberkriminelle nutzen täuschend echte E-Mails, die in der Hektik des Arbeitsalltags oft übersehen werden. Schon ein einziger Klick auf einen manipulierten Link kann ausreichen, um sensible Daten preiszugeben oder ganze Systeme zu kompromittieren. Standardisierte Awareness-Maßnahmen greifen hier häufig zu kurz: Sie sind zu allgemein gehalten, erreichen nicht die relevanten Zielgruppen und schaffen nur begrenzt nachhaltige Aufmerksamkeit. Unser Ansatz für ein Phishing e-Learning setzt genau an diesem Punkt an: mit realistischen, unternehmensspezifischen Beispielen und praxisnahen Übungen, die Mitarbeitende dort abholen, wo die Bedrohung tatsächlich entsteht – in ihrem täglichen e-Mail Verkehr.

Individuelles Phishing e-Learning mit Praxisbezug

Die Lösung

Ein wirksames Phishing e-Learning für Großbetriebe zeichnet sich dadurch aus, dass es nicht nach dem Schema F abläuft, sondern die realen Risiken im Unternehmen widerspiegelt. Anstelle von abstrakten Beispielen erleben die Mitarbeitenden konkrete Situationen, die ihnen im Arbeitsalltag tatsächlich begegnen könnten. Dadurch steigt die Aufmerksamkeit spürbar, weil das Training eine direkte Relevanz hat. Ergänzend wird das Lernformat so gestaltet, dass es flexibel und skalierbar einsetzbar ist – egal ob für 500 oder 50.000 Mitarbeitende. Besonders effektiv ist der Ansatz, wenn das Training nicht einmal jährlich verpflichtend „abgearbeitet“ wird, sondern dynamisch zum Einsatz kommt: etwa automatisch dann, wenn jemand auf eine Phishing-Mail hereingefallen ist. Dieses bedarfsgerechte Lernen sorgt dafür, dass Cybersicherheit nicht als Pflichtübung wahrgenommen wird, sondern als konkrete Unterstützung in kritischen Situationen.

Gefährliche Links bleiben oft unbemerkt

Ein zentrales Problem bei Phishing E-Mails ist, dass Hyperlinks von den meisten Nutzer:innen nicht kontrolliert werden. Viele wissen gar nicht, dass sich die wahre Adresse einer Verlinkung bereits durch einfaches Überfahren mit der Maus anzeigen lässt. Genau dieser kurze Blick könnte den Unterschied machen – zwischen einem sicheren Klick oder dem Einstieg in eine professionell gefälschte Phishing-Seite.

Doch selbst wenn die URL eingeblendet wird, fehlt es häufig am Wissen, worauf man beim Lesen achten muss: kleine Abweichungen im Domainnamen, ungewöhnliche Endungen oder gezielt eingesetzte Sonderzeichen. Unser Ansatz für ein Phishing e-Learning fokussiert deshalb genau auf diesen Punkt: Das Training vermittelt, wie Links sicher überprüft werden können und welche Muster sofort verdächtig wirken. So lernen Mitarbeiter:innen, verdächtige Hyperlinks nicht nur zu erkennen, sondern auch eindeutig zu identifizieren – bevor ein Schaden entsteht.

Phishing erkennen im Arbeitsalltag

Realistische E-Mail-Szenarien

Im Phishing e-Learning bearbeiten die Teilnehmenden eine Liste mit mehreren E-Mails – genau wie im realen Arbeitsalltag, wenn morgens das Postfach geöffnet wird. Dabei sind nicht alle Nachrichten gefährlich, sondern viele wirken auf den ersten Blick vollkommen legitim. Manche stammen von internen Abteilungen, Kolleg:innen oder bekannten Kontakten, versehen mit vertrauten Signaturen, Kürzeln oder Formatierungen. Doch zwischen diesen unauffälligen Mails verbergen sich gezielt präparierte Phishing-E-Mails. Aufgabe der Lernenden ist es, diese zu identifizieren, genau zu begründen, woran die Täuschung erkennbar ist, und dadurch das eigene Urteilsvermögen zu schärfen.

Damit das Training maximale Relevanz hat, entwickeln wir die E-Mail-Szenarien individuell passend zum Unternehmen: mit realistischen Absendern, internen Begriffen, Abteilungskürzeln oder typischen Kommunikationsmustern. Auf diese Weise entsteht ein praxisnahes Lernumfeld, das Mitarbeiter:innen nicht nur für theoretische Risiken sensibilisiert, sondern direkt auf die täglichen Gefahren im eigenen Posteingang vorbereitet.

Phishing erkennen Schritt für Schritt

Realistische Mails, klare Entscheidungen

Im Phishing e-Learning sehen die Teilnehmenden eine täuschend echt gestaltete E-Mail, die dem Unternehmensumfeld nachempfunden ist – mit passenden Absendern, Signaturen und vertrauten Formulierungen. Aufgabe ist es, diese Nachricht kritisch zu untersuchen und zu entscheiden, ob es sich um Phishing handelt oder nicht. Dabei wird ein entscheidender Aspekt trainiert, der in der Praxis oft übersehen wird: der Umgang mit Hyperlinks. Bevor die Lernenden die E-Mail überhaupt bewerten können, müssen sie den enthaltenen Link mit der Maus überfahren, um die tatsächliche URL einzublenden. Genau dadurch wird der „Gap“ geschlossen, dass viele Mitarbeitende bisher nicht wussten, wie man Links zuverlässig überprüft.

Die Übung ist zweistufig aufgebaut: Zuerst wird entschieden, ob es sich um Phishing handelt. Danach folgt die zweite Aufgabe, in der die Lernenden konkret erklären müssen, warum die E-Mail eindeutig eine Phishing-Nachricht ist – etwa aufgrund verdächtiger URL-Strukturen, ungewöhnlicher Domain-Endungen oder auffälliger Absenderangaben. Dieses Vorgehen sorgt nicht nur für Aufmerksamkeit, sondern verankert das Wissen langfristig, weil es unmittelbar angewendet werden muss.

Phishing-Erkennung nachvollziehbar messen

Klare Auswertung der Ergebnisse

Am Ende des Phishing e-Learnings erhält jeder Lernende eine detaillierte Auswertung seiner eigenen Entscheidungen. Alle E-Mails, die im Training geprüft wurden, werden noch einmal aufgelistet – inklusive der Frage, ob sie korrekt als Phishing oder unbedenklich eingestuft wurden. Besonders wichtig: Es wird nicht nur überprüft, ob die richtige Entscheidung getroffen wurde, sondern auch, ob die entscheidenden Hinweise erkannt und benannt wurden. Nur wenn die typischen Merkmale wie manipulierte Links, verdächtige Domains oder auffällige Absenderangaben tatsächlich identifiziert wurden, gilt die Aufgabe als vollständig gelöst.

Dieses persönliche Feedback ist für die Lernenden besonders hilfreich: Sie erkennen genau, an welchen Stellen sie bereits sicher agieren und wo noch Unsicherheiten bestehen. Damit entsteht ein klares Bild darüber, welche Details im Alltag schnell übersehen werden können – und wo eine Phishing-E-Mail sie möglicherweise noch täuschen würde. Diese Transparenz stärkt nicht nur das Bewusstsein, sondern gibt jedem Mitarbeitenden konkrete Ansatzpunkte, um seine Aufmerksamkeit Schritt für Schritt zu verbessern und Phishing-Angriffe künftig souverän abzuwehren.

Phishing erkennen, bevor geklickt wird.

Im Interview mit Günther Veit

Warum hast du ein Best Practice zum Thema Phishing E-Learning veröffentlicht? Was war der Auslöser?

Wir sehen bei vielen Großunternehmen, dass Phishing nach wie vor eines der größten Cyberrisiken darstellt – und trotzdem laufen Awareness-Maßnahmen oft zu oberflächlich ab. Klassische E-Learnings oder Infovideos sensibilisieren zwar, bleiben aber zu allgemein und damit wenig wirksam. Gerade bei Phishing reicht das nicht: Mitarbeitende müssen lernen, verdächtige Mails im eigenen Kontext zu erkennen. Deshalb wollten wir zeigen, wie ein praxisnahes Konzept aussieht, das direkt im Unternehmensalltag ansetzt. Wir müssen die Mitarbeitenden aktivieren gerade in Zeiten von KI, wo es noch schwieriger wird, die E-Mails oder Voice-Phishing zu überprüfen bzw. zu erkennen.

Wie sieht der Ansatz konkret aus?

Das e-Learning startet bewusst realitätsnah: Die Lernenden erhalten eine Liste mit unterschiedlichen E-Mails – manche sind unbedenklich, andere klar Phishing. Genau wie im echten Posteingang ist nicht sofort erkennbar, was sicher ist und was nicht. Jede E-Mail wird einzeln untersucht, Links müssen aktiv geprüft werden, indem man mit der Maus darüber fährt. So trainieren wir einen entscheidenden Punkt, den viele Mitarbeitende bisher gar nicht kannten: dass sich dahinter die wahre URL verbirgt. Anschließend gilt es, nicht nur zu sagen, ob es sich um Phishing handelt, sondern auch zu erklären, woran man das erkannt hat.

Also liegt der Fokus auf aktivem Handeln?

Ganz genau. Unser Ziel war es, aus passiver Information eine aktive Entscheidungssituation zu machen. Nur wenn Mitarbeitende selbst prüfen, entscheiden und begründen, bleibt das Gelernte wirklich hängen. Deshalb setzen wir auf authentische E-Mails, die mit echten Signaturen, internen Abkürzungen oder Abteilungsnamen versehen sind. So entsteht ein Szenario, das sich absolut realistisch anfühlt – und damit die Aufmerksamkeit deutlich erhöht.

Gibt es noch ein Element, das dir besonders wichtig war?

Ja, der bedarfsgerechte Einsatz. Ein Phishing e-Learning ist am effektivsten, wenn es automatisch dann zum Einsatz kommt, wenn tatsächlich ein Vorfall passiert ist – zum Beispiel, wenn jemand auf eine gefälschte Mail geklickt hat. Über das Lernmanagementsystem lässt sich dann sofort das passende Training zuweisen. Das macht den Ansatz nachhaltig, weil Lernen dort passiert, wo Bedarf herrscht – und nicht nach dem Gießkannenprinzip.

Zum Abschluss: Was ist für dich das Besondere an diesem Best Practice?

Es zeigt, wie man aus einem abstrakten Risiko ein greifbares, interaktives Training macht. Mitarbeitende erleben Phishing so, wie es ihnen im Alltag begegnet – und lernen, Gefahren selbstständig zu erkennen. Für mich ist das Besondere, dass wir nicht auf Angst setzen, sondern auf Handlungssicherheit. Wer einmal trainiert hat, Links zu prüfen und verdächtige Muster zu erkennen, wird das im echten Arbeitsleben automatisch anwenden. Genau das macht dieses Best Practice so wertvoll.